Kaip organizuoti savo laiką, kad pagaliau galėtumėte atsikvėpti

Mes padėsime jums susigaudyti chaose ir vadovausimės praktiniais žingsniais, kaip organizuoti savo laiką ir tinkamai suplanuoti dieną. Kad vakare galėtumėte ramiai atsikvėpti ir pasirūpinti savimi.

Kaip ištrūkti iš nuolatinio skubėjimo ciklo ir organizuoti savo laiką

Jei skęstate užduotyse, pirmiausia reikia išsivaduoti iš visos situacijos – apžvelgti viską, kas vyksta, išmesti iš galvos ir išspręsti pagrindinius laiko organizavimo klausimus. Pamatysite, kad iškart pajusite nedidelį palengvėjimą. Tai padarysime keturiais žingsniais.

1. Sudarykite visų užduočių ir atsakomybių planą

Pradėkite nuo darbo ir analizuokite. Užsirašykite visas užduotis, kurios guli ant jūsų darbo stalo, visus projektus, kurie jūsų laukia, taip pat įprastą veiklą. Tai gali būti mėnesinių ataskaitų rašymas, reguliarūs susitikimai ir pan. Jums reikia kuo geriau apžvelgti situaciją.

Tą patį darykite ir su asmeninėmis užduotimis. Užsirašykite savo dabartinius įsipareigojimus, pradedant vizitu pas odontologą ir baigiant dovanos pirkimu artėjančiam gimtadieniui. Viską, ką nešiojatės galvoje. Jei reguliariai atliekate sudėtingesnes namų ruošos užduotis (pavyzdžiui, pjaunate sode), jas taip pat užrašykite ant popieriaus.

2. Nustatykite prioritetus

Galbūt būsite šokiruoti, kiek daug jų yra sąraše. Tačiau nesijaudinkite, mes palaipsniui juos mažinsime.

Dažnai jaučiamės prislėgti, nes nesutelkiame dėmesio į tai, kas iš tiesų svarbu. Artėjant galutiniam terminui, kyla stresas. Štai kodėl turime nustatyti užduočių prioritetus. Puiki priemonė yra “Eisenhowerio Principas”. Pasak jo, užduotys skirstomos į keturias kategorijas pagal jų svarbą ir skubumą.

Negalite nuspręsti, kas svarbu? Pabandykite naudoti “Pareto principą”. Jo teigimu, 20 % pastangų (valdant laiką) atneša 80 % naudos (pajamų). Ieškokite veiklos, kuri turi didžiausią poveikį jūsų rezultatams.

3. Ištrinkite, deleguokite arba paprašykite pagalbos

Ateina laikas atsikratyti nesvarbių užduočių. Jas deleguokite arba paprasčiausiai jų neatlikite. Tikrai neprivalote visko daryti patys. Galite pavesti darbus kam nors iš komandos narių, pasamdyti pašalinį asmenį arba nueiti pas savo vadovą su darbų sąrašu ir paprašyti, kad jie kartu nustatytų prioritetus.

Prieš atsikratant blogiausio, gal pasisamdykite kažką, kas deramai išvalytų namus, arba išspręskite sutartus sekmadienio pietus pakviesdami šeimą į restoraną? Tikrai sugalvosite daugybę užduočių, kurių nereikės atlikti patiems. Tai verta ramybės.

4. Suskaidykite didesnes užduotis į mažesnes dalis

Žinote tą jausmą, kai prieš jus stovi didelė užduotis, bet jūs vis atidėliojate ją, nes nežinote, nuo ko pradėti?

Štai kodėl visas dideles užduotis (projektus) būtina suskaidyti į kuo smulkesnes dalis. Tokias, kurios užtrunka vos kelias minutes. Pavyzdžiui, prezentacijos rengimą galite suskirstyti į informacijos paiešką, konspekto rengimą, skaidrių kūrimą, dizaino tobulinimą ir pan. Neprivalote visko daryti iš karto. Suskirstę užduotis, galite žingsnis po žingsnio judėti į priekį, net jei joms atlikti turite tik penkiolika minučių.

Kaip susiplanuoti dieną, kad nuveiktumėte kuo daugiau darbų

Jau žinote, kas jūsų laukia. Kitas žingsnis – tinkamai suplanuoti užduotis. Naudokitės dienoraščiu arba viena iš laiko planavimo programų, nėra gerai užduotis nešiotis galvoje. Jums palengvės.

Planuokite bent kas savaitę, o gal net kas mėnesį. Tuomet neatsitiks taip, kad kažką pažadėsite, kai, pavyzdžiui, bus nustatytas mėnesio ataskaitos terminas. Štai taip:

1. Pirmiausia surašykite visas reguliariai pasikartojančias užduotis konkrečiomis dienomis. Bent jau mėnesiui į priekį.
2. Kiekvieną dieną išsikelkite sau tik po vieną sudėtingą užduotį. Taip nesijausite prislėgti ir geriau susikaupsite.
3. Kiekvieną dieną pridėkite po kelias mažesnes, mažiau sudėtingas užduotis. Pabandykite sugrupuoti panašias užduotis. Jei nusiteiksite vienai darbo rūšiai, jums geriau seksis iš rankų. Jas galite suskirstyti, pavyzdžiui, į analitines ir kūrybines.
4. Nustatykite laiko limitą kiekvienai užduočiai. Tokį, kurį iš tikrųjų galėtumėte įvykdyti. Tai padės jums laikytis plano ir nešokinėti nuo vienos užduoties prie kitos.
5. Neužpildykite savo dienotvarkės iki galo. Visada palikite laiko nenumatytoms situacijoms.
6. Numatykite reguliarias pertraukas. Kelios minutės, skirtos pasitempti, trumpam pasivaikščioti ar pamedituoti, jums atsipirks daugybę kartų.

Sužinokite, kur baigiasi jūsų laikas

Dažnai to net nesuvokiame, bet per dieną bėgame į nebūtiną veiklą. Daugumai mūsų socialinė žiniasklaida yra pagrindinis laiko gaišėjas. Tačiau tai taip pat gali būti nereikalingi susitikimai ar bet kokia kita atidėliojimo forma. Pabandykite kelias dienas fiksuoti visas savo veiklas ir pažiūrėkite, kur galėtumėte „laimėti“ papildomo laiko. Tuomet vakare turėsite daugiau laisvo laiko ir pagaliau galėsite susitikti su draugais arba baigti skaityti ant stalo gulinčią knygą.

Produktyvumą didinantys laiko valdymo metodai

Turime tvarkaraštį, todėl dabar panagrinėsime konkrečius laiko valdymo metodus, kurie padės laikytis to tvarkaraščio.

• Pirmiausia atlikite svarbiausią dienos užduotį (pirmiausia suvalgykite varlę) – ryte galime geriau susikaupti. Iki pietų atlikę svarbiausią užduotį, likusią dienos dalį būsite pozityviau nusiteikę, o darbas seksis lengviau.
• Nustatykite sau galutinius terminus – net ir toms užduotims, kurių galutinis terminas nėra aiškus. Tai sukurs skubos jausmą, padės susikaupti ir išlaikyti motyvaciją.
• Išbandykite pomodoro techniką – tai reiškia, kad susikaupę dirbate 25 minutes, o paskui darote 5 minučių pertrauką. Tai padės jums nebėgti nuo darbo.
• Užuot atlikę kelias užduotis, atlikite vieną užduotį – tyrimai parodė, kad kelių užduočių atlikimas sukelia stresą smegenims ir blogina darbo kokybę. Todėl uždarykite visus nereikalingus naršyklės langus ir vienu metu sutelkite dėmesį tik į vieną veiklą.
• Skirkite kelias valandas sutelktam darbui – tada sudėtingos užduotys bus lengvesnės. Susiraskite ramų kampelį, išjunkite visus pranešimus ir kelias valandas skirkite giliam darbui. Tada padarykite pertrauką ir nedvejodami kaip nors save apdovanokite.
• Nusistatykite ribas – tai reiškia, pavyzdžiui, pasakyti „NE“, kai „TAIP“ reikštų eiti prieš save. Arba neužkrauti sau per daug vien tam, kad palengvintume ar prisitaikytume prie kitų. Tai irgi yra laiko valdymas.

Galbūt dabar taip neatrodo, bet visada yra išeitis. Tačiau nebūkite sau per daug griežti. Reikia laiko priprasti prie struktūruoto darbo ir išsiugdyti discipliną. Pradėkite pamažu ir džiaukitės kiekviena pažanga.

Laiko valdymas, darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra bei atidėliojimas taip pat yra puikios temos terapijai. Nė viena problema nėra „nedidelė“. Ekspertas padės jums susitvarkyti mintis, nusistatyti prioritetus, rasti motyvaciją ir, svarbiausia, išeitį iš chaoso. „Hedepy“ siūlome terapiją internetu ir galite rinktis iš sertifikuotų terapeutų.

Pažvelkite, kaip tai veikia.